Μπορεί να πιστεύετε ότι τα emails που στέλνετε έχουν ευγενικό και επαγγελματικό ύφος, ωστόσο, σύμφωνα με πληροφορίες του CNBC, ορισμένες φράσεις ενδέχεται να παρερμηνευτούν και να προκαλέσουν αρνητική εντύπωση στον παραλήπτη.
Αν δεν είστε προσεκτικοί, ακόμη και καλοπροαίρετες εκφράσεις μπορούν να σας κάνουν να φαίνεστε θυμωμένοι, απογοητευμένοι ή ειρωνικοί, υπονομεύοντας έτσι την αξιοπιστία και την επιρροή σας στον επαγγελματικό χώρο.
Αυτές λοιπόν είναι οι πέντε χαρακτηριστικές φράσεις που καλό είναι να αποφεύγονται και τι μπορείτε να πείτε αντ’ αυτών:
«Απλώς επανέρχομαι σε αυτό»
Αν και δείχνει καλή πρόθεση, η φράση μπορεί να εκληφθεί ως παράπονο ή πίεση, τύπου: «Γιατί δεν μου έχεις απαντήσει ακόμα;»
Ο παραλήπτης ίσως νιώσει ότι τον κρίνετε ή ότι προσπαθείτε να του προκαλέσετε ενοχές. Αντί γι’ αυτό, προτιμήστε να διατυπώσετε με σαφήνεια τι χρειάζεστε: «Χρειαζόμαστε τα σχόλιά σας για τη νέα πρόσληψη. Παρακαλώ στείλτε μου τρεις λόγους για το ποιον προτιμάτε μέχρι αύριο το απόγευμα. «Θα μπορούσατε να μου πείτε τις σκέψεις σας για τις διαφάνειες 3-6; Ελπίζω να τις στείλω στην επιτροπή μέχρι την Τρίτη.»
«Σύμφωνα με το τελευταίο μου email...»
Ίσως η πιο παρεξηγήσιμη φράση των επαγγελματικών emails. Αν και συχνά χρησιμοποιείται για να υπενθυμίσει προηγούμενη επικοινωνία, δίνει την εντύπωση πως λέτε:
«Σας το είπα ήδη και ενοχλήθηκα που πρέπει να το ξαναπώ».
Αντί για αυτό, προτείνεται να διατηρείτε ουδέτερο και συνεργατικό τόνο: «Για να ανακεφαλαιώσουμε τα βασικά σημεία…» ή «Να τι συμφωνήσαμε κατά την τελευταία μας συζήτηση…».
«Ευχαριστώ εκ των προτέρων»
Αν και φαίνεται ευγενική, αυτή η φράση μπορεί να ακούγεται αλαζονική, σαν να θεωρείτε δεδομένο ότι ο άλλος θα κάνει αυτό που ζητάτε.
Πιο φιλικές και επαγγελματικές εναλλακτικές: «Θα μπορούσατε να το επανεξετάσετε αυτό τις επόμενες 48 ώρες; Ενημερώστε με αν είναι εφικτό.» «Παρακαλώ ενημερώστε με αν αυτό το χρονοδιάγραμμα σας ταιριάζει.»
Επισημαίνεται να αποφεύγετε υπερβολικά “χαμηλότονες” εκφράσεις όπως: «Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας, αν έχετε την ευκαιρία. Μην ανησυχείτε, αν όχι!», γιατί μειώνουν την αυτοπεποίθηση και την αποφασιστικότητά σας.
«Παρακαλώ, συμβουλέψτε με»
Αυτή η φράση συχνά χρησιμοποιείται όταν αισθάνεστε εκνευρισμό ή αβεβαιότητα. Παρότι ακούγεται επίσημη, μπορεί να δίνει την εντύπωση ότι είστε ψυχροί ή αποστασιοποιημένοι.
Πιο φυσικές επιλογές είναι:
- «Ποιες είναι οι σκέψεις σας για αυτό;»
- «Μπορείτε να μου διευκρινίσετε τη διαδικασία;»
- «Θα περιμένω νέα σας.»
- «Ενημερώστε με για την προτιμώμενη προσέγγισή σας.»
Η γλώσσα στα emails έχει τεράστια σημασία: δεν επικοινωνεί μόνο πληροφορίες, αλλά και τόνο, διάθεση και επαγγελματισμό. Η επιλογή των λέξεων μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια συνεργατική σχέση και μια παρεξήγηση στον εργασιακό χώρο.
