Ο μεγάλος όγκος μηνυμάτων, η πίεση για άμεσες απαντήσεις και ο φόβος ενός λάθους μπορούν να επηρεάσουν τόσο την παραγωγικότητα όσο και την επαγγελματική εικόνα.
Έρευνα της Babbel σε 2.000 εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες αποκαλύπτει ότι το 60% δηλώνει πως τα πολλά email αυξάνουν το καθημερινό του στρες, ενώ σχεδόν εννέα στους δέκα (88%) έχουν μετανιώσει για κάποιο μήνυμα που έστειλαν, αμέσως αφού πάτησαν το κουμπί της αποστολής.
Σύμφωνα με τον γλωσσολόγο και ειδικό στην επικοινωνία Esteban Touma, τα δύο πιο συνηθισμένα λάθη στα επαγγελματικά email είναι απλά, αλλά μπορούν να έχουν σημαντικές συνέπειες.
1. Ορθογραφικά και γραμματικά λάθη
Ένα τυπογραφικό λάθος ή μια λανθασμένη διατύπωση μπορεί να φαίνεται ασήμαντη, όμως συχνά δημιουργεί αρνητική εντύπωση και μειώνει την αξιοπιστία του αποστολέα.
Ακόμη και τα λάθη που προκαλούνται από την αυτόματη διόρθωση μπορεί να αλλάξουν το νόημα ενός μηνύματος ή να οδηγήσουν σε παρεξηγήσεις.
Πώς να το αποφύγετε
- Διαβάστε το email μία φορά πριν το στείλετε.
- Ελέγξτε ονόματα, ημερομηνίες και αριθμούς.
- Χρησιμοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο, χωρίς όμως να βασίζεστε αποκλειστικά σε αυτόν.
2. Έλλειψη σαφήνειας
Ένα ακόμη συχνό λάθος είναι τα μακροσκελή και περίπλοκα email.
Πολλοί προσπαθούν να εκφράσουν τον τόνο ή το συναίσθημά τους χρησιμοποιώντας πολύπλοκες εκφράσεις, επαγγελματική ορολογία ή μεγάλες παραγράφους. Το αποτέλεσμα είναι ο παραλήπτης να δυσκολεύεται να καταλάβει ποιο είναι το βασικό μήνυμα ή τι ακριβώς του ζητείται.
Πώς να το αποφύγετε
- Γράψτε σύντομα και περιεκτικά.
- Επιλέξτε έναν σαφή και περιγραφικό τίτλο (subject).
- Οργανώστε τις πληροφορίες με λογική σειρά.
- Αναφέρετε ξεκάθαρα ποια ενέργεια περιμένετε από τον παραλήπτη.
Το μυστικό ενός σωστού επαγγελματικού email
Οι ειδικοί συμφωνούν ότι ένα αποτελεσματικό email δεν χρειάζεται εντυπωσιακές εκφράσεις ή περίπλοκη γλώσσα.
Αρκεί να είναι:
- σωστά γραμμένο,
- σύντομο,
- σαφές,
- χωρίς ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη.
Λίγα επιπλέον δευτερόλεπτα για έναν τελευταίο έλεγχο πριν από την αποστολή μπορούν να αποτρέψουν παρεξηγήσεις, να εξοικονομήσουν χρόνο και να ενισχύσουν την επαγγελματική εικόνα του αποστολέα.
